O dia do imposto é 15 de abril, a apenas três semanas de distância. Se você atrasou a entrega da sua declaração até agora, provavelmente tem boas razões: afinal, o medo de uma possível pena de prisão por um simples erro está sempre presente, transformando isso em um processo repetitivo, redundante e demorado.
Hoje em dia, o custo das suas declarações não é apenas uma questão de números, mas também do tempo que você gasta para completá-las — e isso tem um preço elevado.
Qual é o custo para fazer sua declaração de impostos em 2026?
Uma nova análise da Postal, uma empresa de caixa de correio virtual e conformidade, revelou que as declarações individuais de impostos custam aos contribuintes americanos um total de $146 bilhões em tempo e despesas diretas neste ano — cerca de $576 por pessoa só em horas de trabalho, além de uma média de $288 em gastos adicionais, como contadores ou software. Ao revisar dados do OMB e do Bureau of Labor Statistics, a empresa concluiu que os americanos coletivamente gastarão 2,1 bilhões de horas preenchendo o Formulário 1040 em 2026, o que equivale a aproximadamente 12 horas por declaração — e o IRS espera receber cerca de 169 milhões delas.
As empresas também não têm vida fácil. A Postal estima que as declarações de impostos empresariais custam às empresas mais de $126 bilhões anualmente em mão de obra e despesas, ou uma média de $9.090 por declaração. Somando o Formulário 941 — a declaração trimestral do empregador — isso traz custos adicionais de $47 bilhões — e a série W-2/W-3 soma $8,8 bilhões. Mesmo organizações que não devem nada em impostos (aquelas que declaram apenas para evitar a obrigatoriedade) ainda absorvem mais de $6,2 bilhões em custos de pessoal e despesas.
“Esses números refletem o que vemos todos os dias,” disse Max Clarke, cofundador da Postal, à Fortune. “A conformidade não é difícil porque as pessoas são descuidadas — é difícil porque é fragmentada, movida por prazos e incrivelmente manual.”
Os números se tornam ainda mais preocupantes quando levamos em conta as horas de trabalho envolvidas na conformidade. O OMB atualmente lista mais de 10.000 formulários e documentos que indivíduos e organizações devem preencher a cada ano. Em 2026, as agências federais devem receber mais de 210 bilhões de respostas a formulários de conformidade, demandando estimados 11,6 bilhões de horas de trabalho. O custo total de conformidade federal, incluindo despesas diretas, é quase $738 bilhões.
Qual é o custo da conformidade fiscal para pequenas empresas?
Clarke conhece bem esse cenário. Ex-advogado de fusões e aquisições e ex-membro da Palantir, que posteriormente fundou e vendeu uma startup de seguros especializada, ele criou a Postal após perceber que o correio físico — ainda o principal meio para notificações do IRS e correspondências de agências federais — era um problema massivo e não resolvido para pequenas empresas. Sua empresa utiliza inteligência artificial para abrir, escanear e priorizar o correio dos clientes, sinalizando o que é urgente e quando deve ser feito. A maioria dos proprietários de pequenas empresas não é especialista em conformidade: eles são pessoas tentando administrar suas empresas que de repente se deparam com um documento de instruções do IRS com 126 páginas e têm um final de semana para resolvê-lo.
“Pequenas empresas e indivíduos são esperados a acompanhar dezenas de formulários e notificações de várias agências federais, frequentemente com pouca clareza sobre o que é urgente ou quais são as consequências de algo ser perdido,” afirmou Clarke. “Quando os prazos passam, as penalidades e os custos adicionais podem crescer rapidamente.”
Para quantificar quanto os americanos gastam em horas de trabalho a cada ano, a empresa utilizou um banco de dados do OMB que exige legalmente que as agências federais estimem quanto tempo cada formulário de conformidade leva para ser completado. Para o custo, a Postal cruzou essas estimativas de horas com dados de salários do BLS: especificamente, os ganhos médios horários e semanais de todos os empregados do setor privado. Multiplique as horas estimadas pelo OMB pelos custos de mão de obra e adicione as projeções de despesas diretas do OMB com software, contratados e contadores externos, e você chegará ao total da conta de conformidade.
Novidades em 2026: O prazo postal se tornou mais arriscado
A dimensão física da conformidade tributária é fácil de ignorar em uma era digital. No entanto, Clarke destaca que notificações críticas do IRS e de agências federais ainda são enviadas pelo correio — e este ano, há uma nova complicação. A partir de 2026, o USPS não garantirá mais o carimbo de data na mesma dia para as declarações enviadas, o que significa que os contribuintes que esperarem até 15 de abril para deixar seu envelope em uma caixa de correio correm o risco de ter sua declaração tratada como atrasada pelo IRS.
“Quando esses documentos são atrasados, negligenciados ou mal interpretados, as pessoas perdem tempo e dinheiro tentando recuperar o que é devido,” afirmou Clarke. A solução é simples: entrar no século 21.
“Nosso negócio não deveria existir. Tudo deveria ser totalmente digitalizado. Cada empresa deveria ter uma chave primária única entre si e o governo — e todas as informações deveriam ser processadas de forma integrada, feita eletronicamente, sem se preocupar se meu formulário do Departamento do Trabalho chegou.”
A complexidade do sistema tributário americano não é exatamente acidental. Empresas como Intuit e H&R Block — cujos modelos de negócios dependem de que esse documento instrucional de 126 páginas permaneça exatamente intransponível gastaram milhões para fazer lobby contra o programa de Arquivo Direto do IRS, uma tentativa da agência de permitir que contribuintes arquivem diretamente de graça. Desde 2006, a Intuit gastou $25,6 milhões e a H&R Block $9,6 milhões em esforços de lobby. O Arquivo Direto foi efetivamente encerrado no ano passado.
Isso não significa que Clarke ou a Postal estão contra os impostos (“impostos são bons,” disse ele, acrescentando que as pessoas devem pagar pelo uso de bens públicos). Em vez disso, ele alega que este é um sistema projetado para ter atritos, onde o atrito é lucrativo para poucos e caro para todos os demais.
“O governo já possui todas as informações, devido à forma como os provedores de folha de pagamento estão relatando,” disse ele. “Deveria me dizer exatamente o que eu devo. Não deveria ser minha responsabilidade calcular esse número independentemente usando diversas fontes, e correr o risco de penalidades se eu errar.”
Mas esse não é o sistema que temos. Em vez disso, 169 milhões de americanos gastarão uma média de 12 horas nesta primavera fazendo contas que o governo poderia teoricamente fazer por eles — e pagando, em média, $864 em tempo e despesas para ter esse privilégio.
“Em grande escala, essas 11,6 bilhões de horas representam um enorme custo de oportunidade para a economia,” afirmou Clarke. “Esse é tempo que deveria ser gasto construindo negócios, atendendo clientes ou realizando trabalho produtivo. Até que os requisitos de conformidade sejam simplificados, os maiores ganhos virão da redução de atritos — facilitando para as pessoas entenderem o que precisam fazer, quando precisam fazer e o que realmente importa.”
Você terá que fazer sua declaração de impostos de qualquer forma — a questão é apenas quantas horas e quanto isso vai custar para você.
